Prowadzenie składnicy akt w placówce oświatowej - porządkowanie, archiwizowanie i ewidencjonowanie dokumentacji

• Szkolenie jest dedykowane osobom zatrudnionym w placówkach oświatowych, którzy mają w zakresie swoich obowiązków opiekę nad dokumentacją wytwarzaną przez swoją jednostkę organizacyjną

• Słuchacze nauczą się poprawnego sposobu przejmowania dokumentacji od pracowników zdających akta pod koniec roku szkolnego, jak również odpowiedniego opisania dokumentów, zabezpieczenia, zewidencjonowania, a z czasem ich wybrakowania

1. Część teoretyczna.

• Obieg dokumentacji w jednostce oświatowej.
• Najważniejsze akty prawne, które musi znać pracownik składnicy akt.
• Wewnętrzne normatywy kancelaryjno-archiwalne: instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna, jednolity rzeczowy wykaz akt.
• Tworzenie teczek spraw - akta spraw i akta które nie tworzą akt spraw.
• Klasyfikacja i kwalifikacja akt w placówce oświatowej – jaka dokumentacja jest wytwarzana i jak długo należy ją przechowywać?
• Znak sprawy, znak teczki.
• Poprawne opisywanie teczek aktowych.
• Porządkowanie dokumentacji wewnątrz teczek.
• Archiwizowanie dokumentacji.
• Sygnatura archiwalna – jak zewidencjonować składnicę akt w placówce oświatowej?
• Proces brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
• Okresy przechowywania typowych rodzajów dokumentacji powstających w placówkach oświatowych.
• Bezpieczeństwo pracownika obsługującego składnicę akt.

2. Część praktyczna.

Słuchacze, przy asyście szkoleniowca, będą samodzielnie wykonywać ćwiczenia praktyczne, pracując na typowych normatywach kancelaryjno-archiwalnych jednostek oświatowych.
Obejmą one:

• przygotowanie akt do zdania do składnicy akt
• porządkowanie akt, które zostały zgromadzone w składnicy w przeszłości
• określenie rodzaju dokumentacji i okresu jej przechowywania w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
• przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych akt i wykazu spisów zdawczo-odbiorczych
• nadanie teczkom aktowym sygnatury archiwalnej
• samodzielne podjęcie decyzji, które akta można przeznaczyć do brakowania
• wnioskowanie o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• wypożyczanie akt z zasobu składnicy.

dr Danuta Ożarowska
Dyplomowana archiwistka, praktyk, specjalista z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją dla instytucji państwowych, samorządowych oraz przedsiębiorstw. Doktorantka w Instytucie Historii Uniwersytetu Opolskiego. Laureatka wielu nagród i stypendiów naukowych, w tym Stypendium Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego za Wybitne Osiągnięcia oraz Wyróżnienia Rektora Uniwersytetu Śląskiego dla Najlepszych Absolwentów. Posiada wieloletnie doświadczenie dydaktyczne. Prowadzi kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia oraz szkolenia z zakresu prawa archiwalnego, zarządzania dokumentacją współczesną, obiegu i archiwizacji dokumentacji. Bardzo wysoko oceniana za praktyczne podejście do tematu oraz przedstawianie zagadnień w prosty, przejrzysty i ciekawy sposób.

• Cena od osoby obejmuje: dostęp do platformy ClickMeeting w czasie realizacji szkolenia z możliwością zadawania pytań poprzez czat z wykładowcą, materiały szkoleniowe, zaświadczenie
• Czas trwania: 9:00 - 14:30