Kurs kancelaryjno-archiwalny pierwszego stopnia

• Pracownicy administracyjni, koordynujący pracę, bądź pracujący w archiwach zakładowych, kancelariach, sekretariatach, a także pracownicy instytucji prowadzących składnice akt oraz osoby zainteresowane pracą na stanowiskach archiwisty zakładowego lub referenta kancelaryjnego.

• Przekazanie słuchaczom kompleksowej wiedzy teoretycznej i praktycznej z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją współczesną oraz przygotowanie do pełnienia funkcji archiwisty zakładowego i referenta kancelaryjnego
• Omówienie nowych przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

I. Wprowadzenie do problematyki.

• Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej
• Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
• Różnice pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
• Współpraca z nadzorem archiwalnym
• Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy.

II. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum w jednostce.

• Podstawowe systemy kancelaryjne
• Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy
• Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• Podział kompetencji pracowników
• System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie - omówienie głównych różnic
• Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw
• Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego.

III. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją.

IV. Profesjonalne archiwum zakładowe.

• Zasób archiwum zakładowego
• Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty
• Wyposażenie archiwum zakładowego
• Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
• Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym
• Bezpieczny archiwista.

V. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym.

• Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych
• Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego
• Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt
• Procedura skontrum
• Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
• Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego
• Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.

VI. Praktyczna analiza wszystkich etapów porządkowania dokumentacji.

• Studia wstępne
• Rozpoznanie przynależności zespołowej
• Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu
• Klasyfikacja i kwalifikacja akt
• Archiwizowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• Opisywanie teczek
• Przygotowywania ewidencji archiwum zakładowego i nadawanie sygnatury archiwalnej
• Opracowanie rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego.

VII. Praktyczna analiza najważniejszych procedur postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym.

• Typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania. Przygotowanie spisów dokumentacji przeznaczonej do brakowania i wniosku o wyrażenie zgody na brakowanie
• Typowanie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego, przygotowywanie stosownej dokumentacji
• Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji znajdującej się w zasobie archiwum zakładowego
• Przygotowywanie protokołu zaginięcia, uszkodzenia lub sporządzenia braków wypożyczonej dokumentacji
• Przygotowywanie protokołu wycofania jednostki aktowej z ewidencji archiwum zakładowego
• Przeprowadzenie skontrum dokumentacji zgromadzonej w zasobie archiwum
• Przygotowanie sprawozdania z działalności archiwum zakładowego.

VIII. Dokumentacja zawierająca dane osobowe i dokumentacja z klauzulą tajności.

• Dane osobowe: Wprowadzenie teoretyczne do problematyki. Postawa prawna
• Współpraca archiwisty z inspektorem ochrony danych osobowych
• Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji a ochrona danych osobowych
• Współpraca z podmiotami zewnętrznymi a ochrona danych osobowych
• Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie danych osobowych przechowywanych w archiwum zakładowym
• Najważniejsze postanowienia ustawy archiwalnej dotyczące przetwarzania danych osobowych w archiwum zakładowym. RODO w praktyce archiwalnej
• Okresy obligatoryjnego przechowywania dokumentacji a RODO
• Dokumentacja niejawna: wprowadzenie teoretyczne do problematyki
• Współpraca archiwisty zakładowego z komórką przetwarzającą dokumentację niejawną.

IX. Porządkowanie dokumentacji pracowniczej.

• Zasady prowadzenia i dbania o dokumentację pracowniczą
• Podstawa prawna prowadzenia dokumentacji pracowniczej
• Podział dokumentacji osobowej pracownika na cztery części
• Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
• Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwość ich skrócenia
• Możliwość zmiany formy dokumentacji pracowniczej
• Dane osobowe a dokumentacja pracownicza.

X. Państwowa służba archiwalna. Współpraca archiwisty z nadzorem archiwalnym w zakresie kontroli, przekazywania materiałów archiwalnych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

• Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
• Struktura organizacyjna archiwów państwowych
• Narodowy zasób archiwalny i jego podziały
• Kształtowanie narodowego zasobu archiwalnego
• Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego
• Udział archiwum państwowego w procedurze brakowania dokumentacji niearchiwalnej – ekspertyza
• Kontrola z archiwum państwowego.

XI. Egzamin.

Atutem naszych szkoleń jest mała liczebność grup sprzyjająca aktywnemu uczestnictwu, swobodnej wymianie doświadczeń oraz efektywnym konsultacjom.

dr Danuta Ożarowska
Archiwistka i specjalistka ds. zarządzania dokumentacją współczesną. Udokumentowane ponad 2200 godzin przeprowadzonych szkoleń. Absolwentka studiów licencjackich (pierwsza specjalizacja: nauczycielska, druga: archiwalna) i magisterskich (specjalizacja: archiwalna i zarządzanie dokumentacją) kierunku Historia. Laureatka wielu nagród i stypendiów naukowych, w tym Stypendium Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego za Wybitne Osiągnięcia oraz Wyróżnienia Rektora Uniwersytetu Śląskiego dla Najlepszych Absolwentów. Posiada wieloletnie doświadczenie w nauczaniu. Prowadzi szkolenia z zakresu zarządzania współczesną dokumentacją, archiwum zakładowego, kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia, ochrony danych osobowych oraz warsztatów archiwalnych. Zwolenniczka praktycznego podejścia do wykładanej problematyki. Bardzo wysoko oceniana przez naszych słuchaczy.

• Cena od osoby obejmuje: dydaktykę, materiały szkoleniowe, wsparcie trenera po szkoleniu, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia – wydane na podstawie rozporządzenia MEN, uprawniające do prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt
• Rozpoczęcie kursu: 22 listopada godz. 9.00
• Realizacja kursu: 22-24 listopada - 32 godz. dydaktyki